Monitorização do computador do trabalhador: limites legais

Uma das perguntas que as empresas fazem com mais frequência é: «posso monitorizar o computador da empresa que o meu trabalhador usa?». Resposta curta: sim, sob certas condições. Mas saltar essas condições transforma uma ferramenta de produtividade num risco jurídico.

Este artigo é informação geral e não substitui aconselhamento jurídico. Consulte sempre um advogado antes de qualquer implementação concreta.

O quadro legal: o que dizem o RGPD e o Código do Trabalho?

O RGPD e a Lei 58/2019 reconhecem que a atividade de um trabalhador nos equipamentos da empresa também pode ser dado pessoal. O artigo 20.º do Código do Trabalho limita o uso de meios de vigilância à distância e o artigo 22.º protege a confidencialidade das mensagens de natureza pessoal e do acesso a informação não profissional.

• Licitude e boa-fé: a monitorização não pode ser secreta nem dissimulada, mas assentar numa base conhecida e legítima.
• Finalidade determinada e legítima: não basta um «por precaução»; é preciso definir um fim concreto, como a segurança da informação, a produtividade ou uma obrigação legal.
• Proporcionalidade: não devem recolher-se mais dados do que os necessários à finalidade (ler o conteúdo de mensagens privadas é, em regra, desproporcionado).
• Limitação da conservação: os dados não devem guardar-se mais tempo do que o necessário para o fim visado.

Informação prévia e regulamento interno: os dois passos mais críticos

A jurisprudência dos tribunais superiores e as deliberações da CNPD convergem num ponto: o trabalhador tem de ser informado prévia e expressamente sobre o controlo. Os registos obtidos com uma monitorização não comunicada podem ser considerados ilícitos e perder valor probatório em tribunal.

• Informação prévia (arts. 13.º e 14.º do RGPD): que dados, com que finalidade, durante quanto tempo e por que meio são tratados tem de ser comunicado por escrito.
• Regulamento interno: o âmbito do controlo deve ficar documentado num anexo ao contrato ou numa política de utilização dos meios informáticos.
• Envolvimento dos representantes: existindo comissão de trabalhadores, deve ser ouvida antes da implementação do controlo.
• Segurança dos dados (art. 32.º do RGPD): o acesso aos dados de monitorização deve limitar-se a pessoas autorizadas e os dados devem ser guardados cifrados.
• Apenas equipamentos da empresa: monitorizar o dispositivo pessoal de um trabalhador está sujeito a condições muito mais estritas; por regra, fique-se pelos equipamentos da empresa.

Como é, na prática, uma monitorização proporcionada?

O princípio da proporcionalidade significa «ver o padrão de utilização» em vez de «ler o conteúdo». Por exemplo, ver quanto tempo se passa em cada aplicação e quanto em sites alheios ao trabalho chega para a maioria das finalidades; aceder ao conteúdo de mensagens privadas, pelo contrário, é geralmente desproporcionado.

• Prefira relatórios centrados na duração e na categoria, não no conteúdo.
• Um controlo limitado ao horário de trabalho é mais proporcionado do que um controlo permanente.
• Restrinja o acesso a pessoas autorizadas e guarde os dados cifrados.

Usar o Spektio sobre uma base lícita

Nos equipamentos da empresa, o Spektio reporta por categorias os tempos de aplicações, sites e jogos e o tempo de ecrã; oferece visibilidade de utilização, não divulgação de conteúdos. Isto encaixa num modelo de controlo que respeita o princípio da proporcionalidade.

Montar bem a responsabilidade compete-lhe a si: use o Spektio apenas em equipamentos da empresa, informando previamente os trabalhadores e documentando-o na política interna. Defina quem está autorizado a aceder aos dados e prazos de conservação razoáveis.