Παρακολούθηση του υπολογιστή του εργαζομένου: τα νόμιμα όρια

Ένα από τα ερωτήματα που θέτουν συχνότερα οι εργοδότες είναι: «μπορώ να παρακολουθώ τον εταιρικό υπολογιστή του εργαζομένου μου;». Σύντομη απάντηση: ναι, υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Αν όμως παραλείψει κανείς αυτές τις προϋποθέσεις, ένα εργαλείο παραγωγικότητας μετατρέπεται σε νομικό κίνδυνο.

Το άρθρο αυτό είναι γενική ενημέρωση και δεν υποκαθιστά τη νομική συμβουλή. Πριν από κάθε συγκεκριμένη εφαρμογή, συμβουλευτείτε νομικό.

Το νομικό πλαίσιο: τι λένε ο GDPR και ο ν. 4624/2019;

Ο GDPR και ο ν. 4624/2019 αναγνωρίζουν ότι η δραστηριότητα ενός εργαζομένου στον εξοπλισμό της επιχείρησης μπορεί να αποτελεί δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα. Οι κατευθυντήριες γραμμές της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα απαιτούν επιπλέον ο έλεγχος να έχει συγκεκριμένο σκοπό, να είναι αναγκαίος και αναλογικός και να προηγείται ενημέρωση των εργαζομένων.

• Νομιμότητα και καλή πίστη: η παρακολούθηση δεν επιτρέπεται να είναι μυστική ή συγκαλυμμένη, αλλά να στηρίζεται σε γνωστή και νόμιμη βάση.
• Καθορισμένος και νόμιμος σκοπός: όχι «για κάθε ενδεχόμενο», αλλά συγκεκριμένος σκοπός όπως η ασφάλεια των δεδομένων, η παραγωγικότητα ή μια νομική υποχρέωση.
• Αναλογικότητα: δεν πρέπει να συλλέγονται περισσότερα δεδομένα από όσα απαιτεί ο σκοπός (η ανάγνωση του περιεχομένου ιδιωτικών μηνυμάτων είναι κατά κανόνα δυσανάλογη).
• Περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης: τα δεδομένα δεν πρέπει να τηρούνται περισσότερο από όσο απαιτεί ο σκοπός.

Ενημέρωση και εσωτερική πολιτική: τα δύο πιο κρίσιμα βήματα

Η νομολογία και οι αποφάσεις της Αρχής συγκλίνουν σε ένα σημείο: ο εργαζόμενος πρέπει να ενημερώνεται προηγουμένως και ρητά για τον έλεγχο. Τα δεδομένα που προκύπτουν από μη δηλωμένη παρακολούθηση μπορεί να κριθούν παράνομα και να χάσουν την αποδεικτική τους αξία σε δικαστική διαφορά.

• Προηγούμενη ενημέρωση (άρθρα 13 και 14 GDPR): ποια δεδομένα, για ποιον σκοπό, για πόσο χρόνο και με ποιον τρόπο υφίστανται επεξεργασία πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως.
• Εσωτερικός κανονισμός: το εύρος του ελέγχου πρέπει να αποτυπώνεται σε παράρτημα της σύμβασης ή σε πολιτική χρήσης των πληροφοριακών μέσων.
• Ενημέρωση των εκπροσώπων: όπου υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων ή σωματείο, καλό είναι να ενημερώνεται πριν από την εφαρμογή του ελέγχου.
• Ασφάλεια δεδομένων (άρθρο 32 GDPR): η πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης πρέπει να περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και τα δεδομένα να τηρούνται κρυπτογραφημένα.
• Μόνο εταιρικός εξοπλισμός: η παρακολούθηση της προσωπικής συσκευής ενός εργαζομένου υπόκειται σε πολύ στενότερες προϋποθέσεις· κατά κανόνα, περιοριστείτε στον εξοπλισμό της επιχείρησης.

Πώς μοιάζει στην πράξη μια αναλογική παρακολούθηση;

Η αρχή της αναλογικότητας σημαίνει «να βλέπεις το μοτίβο χρήσης» αντί «να διαβάζεις το περιεχόμενο». Για παράδειγμα, το να βλέπει κανείς πόσος χρόνος αφιερώνεται σε ποια εφαρμογή και πόσος σε ιστότοπους άσχετους με την εργασία αρκεί για τους περισσότερους σκοπούς· η πρόσβαση στο περιεχόμενο ιδιωτικών μηνυμάτων, αντιθέτως, είναι κατά κανόνα δυσανάλογη.

• Προτιμήστε αναφορές που εστιάζουν στη διάρκεια και την κατηγορία, όχι στο περιεχόμενο.
• Ο έλεγχος που περιορίζεται στο ωράριο εργασίας είναι πιο αναλογικός από τον αδιάλειπτο.
• Περιορίστε την πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και τηρείτε τα δεδομένα κρυπτογραφημένα.

Χρήση του Spektio σε νόμιμη βάση

Στον εταιρικό εξοπλισμό, το Spektio αναφέρει ανά κατηγορία τους χρόνους εφαρμογών, ιστού και παιχνιδιών καθώς και τον χρόνο οθόνης· προσφέρει ορατότητα της χρήσης, όχι αποκάλυψη περιεχομένου. Αυτό ταιριάζει σε ένα μοντέλο ελέγχου που σέβεται την αρχή της αναλογικότητας.

Η σωστή θεμελίωση της ευθύνης εξαρτάται από εσάς: χρησιμοποιήστε το Spektio μόνο σε εξοπλισμό που ανήκει στην επιχείρηση, ενημερώνοντας εκ των προτέρων τους εργαζομένους και τεκμηριώνοντάς το στην εσωτερική σας πολιτική. Ορίστε ποιοι έχουν εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στα δεδομένα και εύλογους χρόνους τήρησης.